Gestion Documental
Más de 25 años de experiencia brindando soluciones en el manejo integral de información a través de un amplio portafolio de servicios
Diseño e implementación de programas de gestión documental física y electrónica: Desarrollamos soluciones que brindan soporte integral en procesos de información. Utilizamos técnicas en la aplicación de procesos archivísticos y tecnologías de información alineados a la normatividad y aspectos legales específicos para cada sector.
Centro de Administración Documental CAD: Unidad administrativa que de manera centralizada procesa en las instalaciones del cliente el manejo y control de los documentos producidos y recibidos. Administra y controla la correspondencia de las empresas dentro de sus instalaciones garantizando la confidencialidad e integralidad de la información.
Gestión Electrónica de Documentos (Digitalización): Este proceso convierte los documentos que se encuentran físicos en imágenes, obteniendo una fiel copia del original, utilizando así escáneres de alta resolución, realizando validaciones y control de de calidad de la legibilidad de la información. Realizamos procesos asociados con OCR, ICR reconocimiento de marca e indexación de información mediante captura de formas. Posteriormente la información electrónica (imágenes y datos) se enlazan y se ponen a disposición del cliente por medio magnético o a través de bibliotecas virtuales garantizando la seguridad y confidencialidad de la información.
Microfilmación: Procesos que convierten los documentos físicos en documentos análogos (Fotogramas) en rollos de microfilm, bajo controles estrictos de calidad, donde se tiene en cuenta políticas, directrices, parámetros, normas y estándares para la microfilmación segura de los archivos de las empresas y que puedan ser utilizados como valor probatorio acorde con las disposiciones legales. Los rollos microfilmados, son guardados en bóvedas bajo condiciones de temperatura y seguridad óptimas.
Gestión de correspondencia Recibida/Enviada para propiedades horizontales: Ofrecemos soluciones básicas y oportunas que satisfacen de manera experta, rápida y eficiente las necesidades cotidianas de administración, digitalización y gestión de correspondencia en centros empresariales o de negocios para empresas y funcionarios de una manera dinámica y totalmente confiable.
Tablas de Retención Documental TRD: Las TRD se constituyen en una herramienta gerencial para la administración de los documentos de una empresa. Con los procesos que inician elaborando listados de series y sus correspondientes tipos de documentales producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones a las cuales se les asigna tiempo de permanencia en cada fase del archivo. Las TRD se aplican basadas en los lineamientos y normatividad del archivo general de la nación.